1. Geltungsbereich
Die Evangelische Kirche im Rheinland („EKiR“) stellt berechtigten Personen auf Verlangen einen Zugriff auf das digitale Fachverfahren DMS („DMS-FV“) zu Verfügung. Hierfür gelten die nachfolgenden besonderen Nutzungsbedingungen. Diese besonderen Nutzungsbedingungen ergänzen die Allgemeinen Nutzungsbedingungen („ANB“) für das EKiR-Portal. Sofern beide Nutzungsbedingen den gleichen Sachverhalt unterschiedlich regeln, gehen die Regelungen dieser besonderen Nutzungsbedingungen für das Fachverfahren DMS denen der ANB vor.
2. Nutzungsberechtigte
Nutzungsberechtigt für das DMS-FV ist jede natürliche Person, die aufgrund ihrer Tätigkeit im kirchlichen Dienst berechtigt ist, Dokumente im Dokumentenmanagementsystem Infoshare (Anbeter Fa. Kendox) abzulegen oder zu bearbeiten oder auf abgelegte Dokumente zuzugreifen. Zur Nutzung berechtigte Personen sind Anwenderinnen oder Anwender im Sinne dieser besonderen Nutzungsbedingungen.
3. Digitale Identität der Anwenderin bzw. des Anwenders
Das Portal der EKiR stellt ein zentrales Identitätsmanagement (IDM) bereit. Einrichtung und Betrieb des IDM dienen ausschließlich dem Zweck der zentralen Verwaltung von Benutzerdaten für Authentifizierung, Provisionierung (Rollen und Berechtigungen) und zur sicheren Autorisierung am EKiR-Portal und somit auch dem DMS-FV.
4. Beauftragung DMS-FV
Die Nutzung des DMS-FV ist durch die Anwenderin bzw. den Anwender über den im Portal der EKiR vorgesehenen digitalen Weg zu beauftragen. Im Rahmen des digitalen Auftrages können Angaben zur kirchlichen Stelle und zu Amt und/oder Funktion und weitere erforderlich sein. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Der digitale Antrag wird an die zuständige Vertrauensinstanz zur Genehmigung weitergeleitet.
Angaben zur kirchlichen Stelle, zu kirchlichem Amt / Funktion und zeitlichen Befristungen können durch die Anwenderin bzw. den Anwender im persönlichen Profil (unter „Meine Kirche“) zugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Die für die jeweilige kirchliche Stelle zuständige Vertrauensinstanz muss die Angaben digital bestätigen.
Das Landeskirchenamt der EKiR kann Angaben zum persönlichen Profil (z. B. das Amt „gewähltes Mitglied der Landessynode“) aus anderen IT-Verfahren importieren und im persönlichen Profil der Anwenderin bzw. des Anwenders bereitstellen oder entfernen. In diesem Falle ist eine digitale Bearbeitung durch die Anwenderin bzw. den Anwender selbst nicht möglich.
5. Berechtigungsvergabe im DMS-FV
Die Vergabe und Änderung der im DMS-FV möglichen Rollen und Rechte erfolgt durch die jeweilige kreiskirchliche Verwaltung, d.h. über örtliche Multiplikatoren (MPK) der Vertrauensinstanz. Ein entsprechender Prozess ist zu definieren und die vergebenen Rollen und Rechte sowie im Zeitverlauf beantragte Änderungen je Anwender/-in zu dokumentieren. Es sind spezifische Keyuser in der kreiskirchlichen Verwaltung zu benennen, die dann die im DMS-FV zu vergebenden Berechtigungen im System erfassen und die technische Umsetzung dokumentieren.
6. Rechte und Pflichten der Anwenderin bzw. des Anwenders
Die Anwenderin bzw. der Anwender hat das Recht, das DMS-FV nach Maßgabe dieser besonderen Nutzungsbedingungen zu verwenden. Der Zugriff auf das DMS-FV ist an die digitale Zustimmung zu diesen besonderen Nutzungsbedingungen gebunden.
Die Anwenderin bzw. der Anwender ist verpflichtet:
a) die Vorgaben dieser besonderen Nutzungsbedingungen zu beachten.
b) ausschließlich mit freigegebenen Endgeräten zu arbeiten, deren Nutzung ihr bzw. ihm im Rahmen der Zulassung gestattet wurden. Als zugelassen gelten alle dienstlichen oder privaten Endgeräte, die in der Geräteverwaltung des Portals unter „Mein Konto“ durch die Anwenderin oder den Anwender dem eigenen Konto zugefügt wurden und für welche eine Nutzungsvereinbarung (über die Nutzung von dienstlichen und / oder privaten Endgeräten) abgeschlossen wurde (s. ANB 4.2).
c) ausschließlich mit von der EKiR zugelassenen Anwendungen (u.a. Webbrowser) und Betriebssystemen zu arbeiten. Diese Liste kann im Portal unter „INTERN“ eingesehen werden.
d) die in Punkt b) und Punkt c) genannten Endgeräte, Anwendungen und Betriebssysteme mit den jeweils aktuellsten Programmupdates vorzuhalten. Endgeräte, Anwendungen und Betriebssysteme, die vom Hersteller nicht mehr unterstützt werden (u.a. keine wichtigen Sicherheitsupdates mehr erhalten), dürfen nicht verwendet werden.
e) dafür Sorge zu tragen, dass keine anderen Personen Kenntnis von bzw. Zugang zu den Authentifizierungsmedien (insbesondere Token) erlangen, sowie Vorkehrungen zu treffen, damit unberechtigten Personen der Zugang zum DMS-FV verwehrt wird. Die gemeinsame Nutzung einer Identität durch mehrere natürliche Personen ist nicht gestattet.
f) die im DMS-FV abgelegten Dokumente und deren Metadaten weder ganz oder teilweise zu verändern, zu löschen, zu kopieren noch an Dritte weiterzugeben, sofern dies nicht ausdrücklich erlaubt ist, noch zu anderen als den erlaubten Zwecken zu nutzen.
g) bei der Benutzung der im DMS-FV zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten die rechtlichen und organisatorischen Vorgaben der EKiR, insbesondere zur Datensicherheit und zum Datenschutz, zu beachten.
7. Vorübergehende Sperrung des Zugriffs auf das FW-DMS
Eine vorübergehende Sperrung des Zugriffs auf DMS-FV kann durch die Vertrauensinstanz der jeweiligen kreiskirchlichen Verwaltung jederzeit veranlasst werden. Die Anwenderin / der Anwender soll hierüber per E-Mail informiert werden. Dies kann im Rahmen von digitalen Prozessen auch automatisiert erfolgen.
Sperrungsgründe sind z. B.:
- die längerfristige Dienstbefreiung (z. B. Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Sabbatjahr),
- die längerfristige krankheitsbedingte Abwesenheit, oder
- ein wesentlicher Verstoß gegen diese besonderen Nutzungsbedingungen.
8. Löschung der App für das DMS-FV
Eine Löschung der App für das DMS-FV und somit der Entzug aller Rollen und Rechte im DMS-FV kann durch die Vertrauensinstanz der jeweiligen kreiskirchlichen Verwaltung jederzeit veranlasst werden. Die Anwenderin / der Anwender soll hierüber per E-Mail informiert werden. Dies kann im Rahmen von digitalen Prozessen auch automatisiert erfolgen.
Ein wichtiger Löschungsgrund ist z. B. die Beendigung oder Änderung des Amt- oder Dienstverhältnisses bei einer dem DMS-FV zugeordneten kirchlichen Stelle.
9. Revision durch die MPK
Die MPK vergleichen im Rahmen einer regelmäßigen, jedoch mindestens vierteljährlichen, Überprüfung die Revisionsberichte des Identitätsmanagements (kirchliche Stelle, zugeordnete Benutzer, Amt/Funktion, Berechtigungen) mit den Revisionsberichten aus dem DMS-FV und korrigieren mögliche Abweichungen. Die Revisionsberichte werden von der zuständigen Vertrauensinstanz vorgehalten.
10. Datenschutz und Informationssicherheit
Die örtlich zuständigen Datenschutzbeauftragten können auf Verlangen bei der zuständigen Vertrauensinstanz einen Bericht über die dem DMS-FV zugeordneten Benutzer pro kirchlicher Stelle erhalten. Die Arbeitsabläufe der Anwender des DMS-FV sollen auf Regelungskonformität hin geprüft werden. Hierbei sind die Anwenderinnen und den Anwender des DMS-FV zur Zusammenarbeit und Auskunft verpflichtet.
Die oder der örtlich zuständigen Informationssicherheitsbeauftragte (ISB) kann auf Verlangen bei der zuständigen Vertrauensinstanz eine Auswertung erhalten, die dem DMS-FV zugeordneten Benutzer pro kirchlicher Stelle und die freigegeben und verwendeten Endgeräte nach 6. b) enthält. Die freigegebenen dienstlichen und privaten Endgeräte der Anwender können durch den oder die ISB auf Regelungskonformität hin überprüft werden (§5 ITSVO-EKD). Hierbei sind die Anwenderinnen und Anwender des DMS-FV zur Zusammenarbeit, Auskunft und Unterstützung bei der Prüfung der Endgeräte verpflichtet.
11. Änderungen dieser besonderen Nutzungsbedingungen
Die EKiR behält sich vor, jederzeit Änderungen dieser besonderen Nutzungsbedingungen vorzunehmen. Solche Änderungen werden nur wirksam, wenn die Anwenderin bzw. der Anwender der Änderung nicht innerhalb eines Monats nach Zugang einer Änderungsmitteilung in Textform widerspricht und die EKiR die Anwenderin bzw. den Anwender auf diese Frist und das Widerspruchsrecht in der Mitteilung hingewiesen hat. Widerspricht der die Anwenderin bzw. der Anwender innerhalb der Frist, gelten die früheren besonderen Nutzungsbedingungen weiter. Die EKiR ist in diesem Fall berechtigt, den Zugriff auf das DMS-FV innerhalb von einem Monat ab Zugang des Widerspruchs unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zu sperren.
