Besondere Nutzungsbedingungen für das Meldewesen-Fachverfahren der EKiR

Gültig ab 01.11.2017

1. Geltungsbereich

Die Evangelische Kirche im Rheinland („EKiR“) stellt berechtigten Personen auf Verlangen einen Zugriff auf das digitale Fachverfahren Meldewesen („MW-FV“) zu Verfügung. Hierfür gelten die nachfolgenden besonderen Nutzungsbedingungen. Diese besonderen Nutzungsbedingungen ergänzen die Allgemeinen Nutzungsbedingungen („ANB“) für das EKiR-Portal. Sofern beide Nutzungsbedingen den gleichen Sachverhalt unterschiedlich regeln, gehen die Regelungen dieser besonderen Nutzungsbedingungen für das Meldewesen-Fachverfahren denen der ANB vor.

2. Nutzungsberechtigte

Nutzungsberechtigt für das MW-FV ist jede natürliche Person, die aufgrund ihrer Tätigkeit im kirchlichen Dienst zuständig ist für die Führung von Kirchenbüchern sowie des Gemeindegliederverzeichnisses und die im Rahmen ihrer Dienstanweisung die ihr übertragenen Aufgaben mit Hilfe des MW-FV zu erfüllen hat (§§ 14 und 18 Kirchengesetz über die Kirchenmitgliedschaft – KMG – in Verbindung mit §§ 2 und 7 des Kirchengesetzes zur Regelung des Meldewesens). Stets berechtigt sind alle Pfarrstelleninhaberinnen und Pfarrstelleninhaber oder die mit der Verwaltung einer Pfarrstelle beauftragten Theologinnen und Theologen. Zur Nutzung berechtigte Personen sind Anwenderinnen oder Anwender im Sinne dieser besonderen Nutzungsbedingungen.

3. Digitale Identität der Anwenderin bzw. des Anwenders

Das Portal der EKiR stellt ein zentrales Identitätsmanagement (IDM) bereit. Einrichtung und Betrieb des IDM dienen ausschließlich dem Zweck der zentralen Verwaltung von Benutzerdaten für Authentifizierung, Provisionierung (Rollen und Berechtigungen) und zur sicheren Autorisierung am EKiR-Portal und somit auch dem MW-FV.

4. Beauftragung MW-FV

Die Nutzung des MW-FV ist durch die Anwenderin bzw. den Anwender über den im Portal der EKiR vorgesehenen digitalen Weg zu beauftragen. Im Rahmen des digitalen Auftrages können Angaben zur kirchlichen Stelle und zu Amt und/oder Funktion und weitere erforderlich sein. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Der digitale Antrag wird an die für den Kirchenkreis zuständige Vertrauensinstanz zur Genehmigung weitergeleitet.

Angaben zur kirchlichen Stelle, zu kirchlichem Amt / Funktion und zeitlichen Befristungen können durch die Anwenderin bzw. den Anwender im persönlichen Profil (unter „Meine Kirche“) zugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Die für die jeweilige kirchliche Stelle zuständige Vertrauensinstanz muss die Angaben digital bestätigen.

Das Landeskirchenamt der EKiR kann Angaben zum persönlichen Profil (z. B. das Amt „gewähltes Mitglied der Landessynode“) aus anderen IT-Verfahren importieren und im persönlichen Profil der Anwenderin bzw. des Anwenders bereitstellen oder entfernen. In diesem Falle ist eine digitale Bearbeitung durch die Anwenderin bzw. den Anwender selbst nicht möglich.

5. Berechtigungsvergabe im MW-FV

Die Anwenderin bzw. der Anwender wird der für den jeweiligen Kirchenkreis zuständigen Multiplikatorin bzw. dem Multiplikator (MPK) durch die Vertrauensinstanz der gleichen kreiskirchlichen Verwaltung nach Feststellung der Nutzungsberechtigung gemäß Ziff. 2 dieser besonderen Nutzungsbedingungen angezeigt und dokumentiert. Dies ist Voraussetzung für die Einrichtung der Berechtigung der Anwenderin bzw. des Anwenders im MW-FV.

Die Berechtigungen (Rechte und Rollen) im MW-FV werden individuell pro Anwenderin bzw. Anwender durch den zuständigen MPK gemäß dem geforderten Tätigkeitsprofil in der Anstellungskörperschaft im MW-FV eingerichtet und verwaltet. Stellt die Anwenderin bzw. der Anwender fest, dass ihm falsche oder zu weitgehende Berechtigungen eingeräumt wurden, teilt er dies dem MPK umgehend mit.

Bei Erstanmeldung oder Anpassung von Rechten und Rollen im MW-FV erhält die Anwenderin bzw. der Anwender eine E-Mail mit dem individuellen Berechtigungsnachweis. Der Berechtigungsnachweis wird durch die MPK erstellt und versendet.

6. Rechte und Pflichten der Anwenderin bzw. des Anwenders

Die Anwenderin bzw. der Anwender hat das Recht, das MW-FV zur digitalen Informationsverarbeitung und Auskunft ausschließlich nach Maßgabe dieser besonderen Nutzungsbedingungen zu verwenden. Der Zugriff auf das MW-FV ist an die digitale Zustimmung zu diesen besonderen Nutzungsbedingungen gebunden.

Die Anwenderin bzw. der Anwender ist verpflichtet:

1. a) die Vorgaben dieser besonderen Nutzungsbedingungen zu beachten.
2. b) ausschließlich mit freigegebenen Endgeräten zu arbeiten, deren Nutzung ihr bzw. ihm im Rahmen der Zulassung gestattet wurden. Als zugelassen gelten alle dienstlichen oder privaten Endgeräte, die in der Geräteverwaltung des Portals unter „Mein Konto“ durch die Anwenderin oder den Anwender dem eigenen Konto zugefügt wurden und für welche eine Nutzungsvereinbarung (über die Nutzung von dienstlichen und / oder privaten Endgeräten) abgeschlossen wurde (s. ANB 4.2)
3. c) ausschließlich mit von der EKiR zugelassenen Anwendungen (u.a. Webbrowser) und Betriebssystemen zu arbeiten. Diese Liste kann im Portal unter „Hilfe“ eingesehen werden.
4. d) die in Punkt b) und Punkt c) genannten Endgeräte, Anwendungen und Betriebssysteme mit den jeweils aktuellsten Programmupdates vorzuhalten. Endgeräte, Anwendungen und Betriebssysteme, die vom Hersteller nicht mehr unterstützt werden (u.a. keine wichtigen Sicherheitsupdates mehr erhalten), dürfen nicht verwendet werden.
5. e) Die EKiR ist berechtigt, vor Nutzung des MW-FV einen Sicherheits-Schnelltest auf dem verwendeten Endgerät auszuführen. Hierbei wird kein Programmcode auf dem verwendeten Endgerät installiert. Der Sicherheits-Schnelltest erkennt vor Nutzung des MW-FV relevante Sicherheitsprobleme. Sofern der Sicherheits-Schnelltest relevante Sicherheitsprobleme identifiziert, kann eine Nutzung des MW-FV unterbunden werden. Die Anwenderin bzw. der Anwender erhält hierüber einen Hinweis und wird zum „Computercheck“ im Portal weitergeleitet. Mit Hilfe des Computercheck kann die Anwenderin bzw. der Anwender die Ursache für die verhinderte Anmeldung am MW-FV identifizieren und beheben (lassen). Das jeweils letzte Prüfungsergebnis, welches zu einer Blockierung führte, wird im Benutzerdatensatz für die Dauer von 10 Tagen protokolliert und nach Zeitablauf automatisch gelöscht. Das protokollierte Prüfungsergebnis kann zur Benutzerunterstützung sowie für Fehleranalyse
   und -behebung genutzt werden.
6. f) Nutzung und Zugriff auf das MW-FV sind ausschließlich innerhalb des Territoriums von Mitgliedsstaaten der Europäischen Union gestattet. Die EKiR ist berechtigt, eine Überprüfung des Herkunftslandes einer Datenverbindung durchzuführen. Hierzu wird die letzte von Endgerät und Webbrowser verwendete, um das letzte Oktett gekürzte IP-Adresse genutzt (Geolocation). Befindet sich die Anwenderin bzw. der Anwender außerhalb des Territoriums von Mitgliedsstaaten der Europäischen Union oder kann der Standort nicht verifiziert werden, wird die Nutzung des MW-FV verhindert. Die Anwenderin bzw. der Anwender erhält hierüber einen Hinweis. Das jeweils letzte Prüfungsergebnis, welches zu einer Blockierung führte, wird im Benutzerdatensatz für die Dauer von 10 Tagen protokolliert und nach Zeitablauf automatisch gelöscht. Das protokollierte Prüfungsergebnis kann zur Benutzerunterstützung sowie für Fehleranalyse und -behebung genutzt werden.
7. g) dafür Sorge zu tragen, dass keine anderen Personen Kenntnis von bzw. Zugang zu den Authentifizierungsmedien (insbesondere Token) erlangen, sowie Vorkehrungen zu treffen, damit unberechtigten Personen der Zugang zum MW-FV verwehrt wird. Die gemeinsame Nutzung einer Identität durch mehrere natürliche Personen ist nicht gestattet.
8. h) die im MW-FV bereitgestellten Dokumentationen und Daten weder ganz oder teilweise zu verändern, zu löschen, zu kopieren noch an Dritte weiterzugeben, sofern dies nicht ausdrücklich erlaubt ist, noch zu anderen als den erlaubten Zwecken zu nutzen.
9. i) bei der Benutzung der im MW-FV zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten die rechtlichen und organisatorischen Vorgaben der EKiR, insbesondere zur Datensicherheit und zum Datenschutz, zu beachten.
10. j) neben den kirchlichen rechtlichen Vorgaben auch die staatlichen Normen, so z. B. das Bundesmeldegesetz und die hierzu erlassenen Ländervorschriften, einzuhalten.
11. Vorübergehende Sperrung des Zugriffs auf das MW-FV

Eine vorübergehende Sperrung des Zugriffs auf MW-FV kann durch die Vertrauensinstanz des jeweiligen Kirchenkreises jederzeit bei der bzw. dem MPK veranlasst werden. Die Anwender / der Anwender soll hierüber per E-Mail informiert werden. Dies kann im Rahmen von digitalen Prozessen auch automatisiert erfolgen.

Sperrungsgründe sind z. B.:

• die Nichteinhaltung der dem Meldewesen zu Grunde liegenden rechtlichen Normen,
• die längerfristige Dienstbefreiung (z. B. Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Sabbatjahr),
• die längerfristige krankheitsbedingte Abwesenheit, oder
• ein wesentlicher Verstoß gegen diese besonderen Nutzungsbedingungen.

8. Löschung der App MW-FV

Eine Löschung der App MW-FV und somit der Entzug alle Rechte und Rolle im MW-FV kann durch die Vertrauensinstanz des jeweiligen Kirchenkreises jederzeit bei der bzw. dem MPK veranlasst werden. Die Anwender / der Anwender soll hierüber per E-Mail informiert werden. Dies kann im Rahmen von digitalen Prozessen auch automatisiert erfolgen.

Ein wichtiger Löschungsgrund ist z. B. die Beendigung oder Änderung des Amt- oder Dienstverhältnisses bei einer dem MW-FV zugeordneten kirchlichen Stelle.

Anwenderinnen und Anwender sind verpflichtet, in ihrer Person liegende Gründe, die zu einer vorübergehenden Sperrung des Zugriffs auf das MW-FV oder zur Löschung der App MW-FV führen können, unverzüglich der Vertrauensinstanz oder dem MPK mitzuteilen.

9. Revision durch die MPK

Die MPK vergleichen im Rahmen einer regelmäßigen, jedoch mindestens vierteljährlichen, Überprüfung die Revisionsberichte des Identitätsmanagements (kirchliche Stelle, zugeordnete Benutzer, Amt/Funktion, Berechtigungen) mit den Revisionsberichten aus dem MW-FV und korrigieren mögliche Abweichungen. Die Revisionsberichte werden von der zuständigen Vertrauensinstanz vorgehalten.

10. Datenschutz und Informationssicherheit

Bei Beauftragung der App MW-FV (s. 4) muss die Anwenderin bzw. der Anwender der Verpflichtung auf das Datengeheimnis gem. § 6 DSG-EKD i.V. m. § 20 DSVO digital zustimmen. Der Zugriff auf das MW-FV ist an diese digitale Zustimmung gebunden. Die Anwenderin bzw. der Anwender erhält eine E-Mail mit einer Ausfertigung der Verpflichtung, eine weitere E-Mail erhält die zuständige Vertrauensinstanz.

Die örtlich zuständigen Datenschutzbeauftragten können auf Verlangen bei der zuständigen Vertrauensinstanz einen Bericht über die dem MW-FV zugeordneten Benutzer pro kirchlicher Stelle erhalten. Ebenso können sie auf Verlangen Einsicht nehmen in die bei der Vertrauensinstanz vorgehaltenen Verpflichtungserklärungen auf das Datengeheimnis.

Die örtlich zuständigen Datenschutzbeauftragten sollen die Anwenderin bzw. den Anwender des MW-FV regelmäßig auf die Bestimmungen des Datenschutzes hinweisen. Die Arbeitsabläufe der Anwender des MF-FV sollen auf Regelungskonformität hin geprüft werden. Hierbei sind die Anwenderinnen und den Anwender des MW-FV zur Zusammenarbeit und Auskunft verpflichtet. Auffälligkeiten, die den Datenschutz oder die Datensicherheit des MW-FV berühren, sind unverzüglich der oder dem örtlichen Datenschutzbeauftragten oder Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) anzuzeigen.

Die oder der örtlich zuständigen Informationssicherheitsbeauftragte (ISB) kann auf Verlangen bei der zuständigen Vertrauensinstanz eine Auswertung erhalten, die dem MW-FV zugeordneten Benutzer pro kirchlicher Stelle und die freigegeben und verwendeten Endgeräte nach 6. b) enthält. Die freigegebenen dienstlichen und privaten Endgeräte der Anwender des MF-FV können durch den oder die ISB auf Regelungskonformität hin überprüft werden (§5 ITSVO-EKD). Hierbei sind die Anwenderinnen und den Anwender des MW-FV zur Zusammenarbeit, Auskunft und Unterstützung bei der Prüfung der Endgeräte verpflichtet.

11. Änderungen dieser besonderen Nutzungsbedingungen

Die EKiR behält sich vor, jederzeit Änderungen dieser besonderen Nutzungsbedingungen vorzunehmen. Solche Änderungen werden nur wirksam, wenn die Anwenderin bzw. der Anwender der Änderung nicht innerhalb eines Monats nach Zugang einer Änderungsmitteilung in Textform widerspricht und die EKiR die Anwenderin bzw. den Anwender auf diese Frist und das Widerspruchsrecht in der Mitteilung hingewiesen hat. Widerspricht der die Anwenderin bzw. der Anwender innerhalb der Frist, gelten die früheren besonderen Nutzungsbedingungen weiter. Die EKiR ist in diesem Fall berechtigt, den Zugriff auf das MW-FV innerhalb von einem Monat ab Zugang des Widerspruchs unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zu sperren.